Um dos grandes avanços na gestão de uma empresa é criar metas bem definidas baseadas em indicadores precisos e que refletem a realidade da empresa e tomar ações por meio destas informações. 

Eu te pergunto:  

• Você já faz a gestão de sua empresa baseada em indicadores/métricas? 
• Caso você optasse por gerenciar sua empresa remotamente, você teria informações suficientes para tomada de decisão de forma precisa? 

Abaixo eu explico o que são métricas e porque você precisa dar atenção e implantar hoje esse modelo de gestão em sua empresa de comunicação visual.

Bom, basicamente são indicadores (números, listas, dados de forma geral), que são utilizados como referência para análise e tomada de decisões.
Um exemplo bem básico de uma métrica de gestão é o Faturamento Mês, ele indica quanto a empresa gerou de receitas no mês. Se coletarmos esse dado mensalmente, poderíamos montar um gráfico de evolução de vendas ao longo do ano.

Existe uma frase muito relevante que diz:

“O que não é medido não é gerenciado”

Robert Kaplan e David Norton

Ela foi dita pelos escritores e professores de Harvard e MIT, Robert Kaplan e David Norton, autores da metodologia BSC Balanced Scorecard, cujo qual revolucionou o modelo de gestão estratégica, totalmente baseada em indicadores.

O que isso quer dizer na prática?

Se você não faz a gestão de sua empresa de baseando-se em métricas (número e indicadores), você simplesmente não a gerencia. Ela é como um avião sem piloto, está voando desgovernada, e mais cedo ou mais tarde, vai morrer com um fim trágico e você como passageiro não vai saber o motivo da queda, pois você estará sentado, vendo tudo acontecer, sem ter controle de nada.

Fique calmo, a seguir te trarei informações exclusivas e direcionadas a você empreendedor da comunicação visual, um verdadeiro manual de pilotagem de seu avião, também conhecido como: Sua empresa!

Bom, eu gosto de dividir as métricas por setores e objetivos, montei a tabela abaixo para você entender o que estou querendo dizer:

Após desenvolvida sua “Matriz Setor X Objetivos”, chegou a hora de identificar que indicadores você precisa ter para identificar (medir, mensurar, saber, ver na prática) se os seus objetivos estão sendo alcançados.

Abaixo você irá ver alguns exemplos de “objetivos” e como os indicadores serão utilizados para atingi-los:

Bom, para eu vender com lucro, eu vou precisar saber os custos dos meus produtos e o valor das vendas. Essas são informações que precisarão ser levantadas previamente, caso você não saiba como fazer o preço corretamente de seus produtos, baixe nosso E-book sobre formação de preço na Comunicação Visual, lá você saberá exatamente como calcular os custos de seus produtos de comunicação visual e gráfica digital.

Tendo estas informações em mão, alguns indicadores começam a surgir, como:

Bom, para eu vender com lucro, eu vou precisar saber os custos dos meus produtos e o valor do preço final da venda. Neste nosso exemplo, temos:

Vamos precisar, basicamente, trazer indicadores das vendas e agrupa-las por vendedor. Após, apresentar um ranking com estas informações:

Vamos entender como estes indicadores influenciam na competitividade:

Quando o volume de produção se torna um gargalo, é fundamental atribuirmos parâmetros para medirmos a eficiência do setor a fim de tomarmos medidas para garantir o que planejamos, veja um bom exemplo:

Neste gráfico de radar, identificamos a eficiência em níveis percentuais, separados por setor, e por recurso (pessoas).

Um problema muito recorrente na comunicação visual se deve muito ao fato de o processo produtivo (linha de produção), não ser bem estabelecido. Convenhamos, devido ao modelo de negócio, isso realmente não é uma tarefa fácil. Para sermos mais efetivos, nosso principal objetivo deve ser, no mínimo, orçar corretamente. Tendo isso acertado, devemos identificar se o que produzimos, foi o que orçamos, como no exemplo abaixo:

Vários identificadores importantes surgem e que poderão nos auxiliar muito:

Um dos grandes méritos de um gestor empreendedor é de identificar problemas antes que aconteçam, para isso, identificar possíveis problemas de caixa, ou oportunidades de caixa que podem ocorrer ao longo do período é fundamental, veja um exemplo:

Vários indicadores de previsão surgiram neste exemplo, vamos entender cada um:

Acredito que seja unanime que a essência das empresas é dar lucro, logo, este indicador é uma das métricas mais importantes a serem analisadas, veja:

Muitas informações importantes podem e devem ser tiradas destes indicadores, vamos analisar um a um:

Bom, tendo as métricas previamente projetadas baseadas nos objetivos, podemos começar a agir, vamos lá:

Vender com Lucro (Comercial)

Ao analisar seus indicadores, você percebe que sua margem está aquém do valor que você gostaria, algumas medidas deverão ser tomadas, passando por redução de custos, até aumento de eficiência dos processos produtivos. Pode ocorrer de para tomar ações, outros indicadores deverão ser fornecidos, como por exemplo um Curva ABC de despesas, para entender as que mais impactam nos custos na empresa e deverão ser atacadas primeiramente.

Ter competitividade entre Vendedores (Comercial)

Com indicadores bem claros de desempenho de cada membro da equipe comercial, ações de engajamento pode ser desenvolvidas no comercial, trazendo para o time o que dá mais resultado para determinados vendedores e que poderiam ser replicados, quais as características de seus clientes e da forma de abordagem e negociação que fazem que dá mais resultado. Um exemplo poderia ser: um campeão de vendas na empresa que focou seus negócios em empresas de serviços, que percebeu que entrar nestes clientes dá mais resultado do que em indústrias, que são um mercado mais fechado e burocrático. Este modelo pode e deve ser replicado por meio de treinamento e estratégia para os demais vendedores.

Aumentar eficiência (Produção)

Suponha um colaborador da equipe produtiva que execute as mesmas tarefas com eficiência inferior a outro, um bom treinamento para este colaborador pode mitigar este problema. Os indicadores de eficiência por colaborador irão lhe dizer isso, basta agir.

Saber se o custo final foi o orçado (Produção)

Ao analisar o gráfico de radar você percebe que o planejamento acaba tendo uma elevação de custo inicial previsto no orçamento, uma boa medida é capacitação dos orçamentistas na equipe de vendas para serem mais assertivos no levantamento dos custos ainda em tempo de proposta.

Saber se o tenho/terei caixa (Financeiro)

Muitas vezes quando o caixa aperta, já não adianta muito cobrar a venda, precisamos entender se este cenário se estende por muitas semanas, se sim, a equipe de vendas precisa ser acionada, ou a estrutura da empresa precisa ser repensada, pois um faturamento aquém do necessário inevitavelmente irá impactar no fluxo de caixa. No entanto, se este é um cenário temporário, saber com antecedência irá permitir a empresa planejar a entrada de recursos, negociando previamente com seus bancos buscando o menor custo de aquisição de crédito possível. Embora a operação bancária seja uma alternativa, a renegociação com seus fornecedores também é uma possibilidade viável e menos custosa.

Minha empresa deu lucro? (Financeiro)

Bom, este é um cenário que deve ocorrer, conforme já relatei anteriormente, a essência de uma empresa é dar lucro, se isso não ocorrer, precisamos agir. Para isso, lhe recomendo acessar este material (Minha empresa de Comunicação Visual deu prejuízo, e agora?), ali você terá informações suficientes para mudar este cenário agora mesmo.

Considerações Finais

Acima de tudo, você precisa entender que muitos indicadores irão lhe fornecer dados que você gostaria que fossem diferentes, como perdas, retrabalhos, prejuízos, ineficiências, etc. No entanto, isso não é sinônimo que tudo está perdido, bem pelo contrário, ter a informação precisa e os dados em tempo real irão lhe trazer tudo que você precisa para mudar este cenário e fazer com que gerenciar sua empresa de comunicação visual seja cada vez mais eficiente.

Bons estudos!

Eng. Rafael Ahmann, CEO Holdprint